英文催款函写作指南

商务英语专业指导

概览 格式 表达 模板 技巧

催款函

/ˈpeɪmənt rɪˈmaɪdər/
商务信函 正式文书

基本定义：用于提醒客户支付逾期款项的正式商业信函

主要用途：礼貌提醒、明确付款要求、维护客户关系

📝 标准格式

信头部分

包含公司标志、联系方式等基本信息

ABC Company
123 Business Road, Shanghai
Tel: 021-12345678
必备要素

正文结构

三段式标准结构

1. 提醒欠款事实
2. 明确付款要求
3. 后续措施说明
核心结构

结尾部分

礼貌结束语和签名

Sincerely yours,
Zhang Wei
Accounts Receivable Manager
专业收尾

催款函应采用正式商务信函格式，使用专业信纸，保持语气礼貌而坚定，避免使用威胁性语言。

📅 催款阶段

不同阶段用语

First reminder: Friendly reminder

Second reminder: Urgent payment request

Final notice: Final demand letter

中文说明

首次提醒：友好提醒

二次催款：紧急付款要求

最后通知：最终催款函

✉️ 常用表达

礼貌提醒
We kindly remind you...

我们温馨提示您...

付款要求
Please settle the payment by...

请于...前付清款项

实用句型：

避免用语

  • You must pay immediately（你必须立即付款）
  • We will take legal action（我们将采取法律行动）
  • This is your last chance（这是你最后的机会）

📋 标准模板

首次提醒模板

友好提醒语气

Subject: Friendly Payment Reminder
Dear [Client],
We hope this email finds you well...
温和语气

二次催款模板

明确付款要求

Subject: Urgent: Overdue Payment
Dear [Client],
We have not yet received payment for invoice #123...
坚定语气

最终通知模板

严肃正式通知

Subject: Final Notice: Immediate Payment Required
Dear [Client],
Despite our previous reminders...
正式警告

模板使用提示

首次提醒： 发送逾期7天后
二次催款： 首次提醒后14天
最终通知： 二次催款后7天

⚠️ 注意事项

重要提示：

使用威胁性语言或人身攻击 (错误)

正确：保持专业礼貌的语气

忽略提供付款详细信息 (错误)

正确：明确说明欠款金额、发票号和付款截止日期

💡 写作技巧

语气控制

1. 从友好到严肃的渐进式语气
2. 避免情绪化表达
3. 保持专业商务用语

友好："We understand that oversights can occur..."

坚定："We must insist on immediate payment..."

严肃："Failure to pay may result in..."

关键要素

每封催款函必须包含：

• 明确的欠款金额
• 具体的发票编号
• 清晰的付款截止日期
• 方便的付款方式说明

常见错误

找出并改正错误：

1. Pay now or else!
2. The money you owe us
3. Send payment whenever

1. We kindly request immediate payment

2. The outstanding balance of $1,000

3. Please remit payment by June 30