英文信件格式指南

顾老师英语课堂

英文信件格式

正式信件 商务沟通

基本定义:英文信件标准格式包含6个核心部分:发件人信息、日期、收件人信息、称呼、正文和结尾敬语

格式类型:分为齐头式(Block)、缩进式(Indented)和改良式(Modified)三种主要格式

📚 信件结构

正式信件结构

适用于商务、学术等正式场合

1. 发件人地址
2. 日期
3. 收件人信息
4. 称呼
5. 正文(引言-主体-结论)
6. 结尾敬语
7. 签名
商务英语

非正式信件结构

适用于亲友间私人通信

1. 日期(可选)
2. 称呼
3. 正文
4. 结尾问候语
5. 签名
日常交流

电子邮件格式

现代电子邮件的特殊要求

1. 明确主题行
2. 简化称呼
3. 段落精简
4. 专业签名档
5. 附件说明
数字沟通

正式信件建议使用Times New Roman或Arial字体,字号12pt,单倍行距,页边距1英寸(2.54cm)。

🔄 格式对比

正式信件

使用完整地址和日期

Dear Mr. Smith: (冒号)

Sincerely yours, (逗号)

非正式信件

可省略地址信息

Hi John, (逗号)

Best regards, (逗号)

✉️ 称呼指南

正式称呼
Dear Dr. Johnson:

已知收件人姓名时使用

通用称呼
To Whom It May Concern:

收件人不明确时使用

称呼要点:

常见错误

  • 误用"Dear Sir/Madam"(已过时)
  • 混淆Mrs./Ms.的使用场景
  • 职称拼写不全(如将Professor缩写为Prof.)

📝 正文写作

开头段落

表明写信目的

I am writing to inquire about...
I would like to formally apply for...
首段技巧

主体段落

展开核心内容

每段一个主题
使用连接词过渡
保持客观专业
逻辑结构

结尾段落

总结与行动呼吁

I look forward to your reply.
Please feel free to contact me...
收尾策略

写作技巧

正式信件: 避免缩写(I'm→I am)
商务邮件: 使用项目符号提高可读性

⚠️ 易犯错误

避免以下问题:

使用表情符号或网络用语 (正式信件中不适用)

正确:保持专业正式的语气

段落过长无重点

正确:每段3-5句话,明确主题句

✍️ 结尾敬语

正式结尾

Sincerely yours,
Yours faithfully,
Respectfully yours,
商务/学术

半正式结尾

Best regards,
Kind regards,
Warm regards,
日常商务

非正式结尾

Best wishes,
Take care,
Cheers,
私人信件

签名规范

手写签名上方留4行空行
打印姓名下方注明职称(如适用)
联系方式可列于签名下方